Dokumentacja pracownicza - skrócenie okresu przechowywania oraz jej elektronizacja

Najnowsze zmiany od 1 stycznia 2019 r.

Termin szkolenia: 22-03-2019
12-04-2019
17-05-2019
Prowadzący:

Główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy, MRPiPS w Wydziale Legislacji. Prowadząca szkolenia dla pracowników działów personalnych oraz pracodawców prywatnych i zarządzających urzędem lub inną instytucją.


 

  1. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz jej elektronizacja (przepisy obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.):
    •    pojęcie dokumentacji pracowniczej,
    •    zmiana okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej - pracownicy, do których ma zastosowanie nowy 10-letni okres oraz pracownicy, którzy podlegają przepisom dotychczasowym,
    •    warunki jakie musi spełniać pracodawca, by prawidłowo przechowywać dokumentację pracowniczą,
    •    przypadki, w których następuje wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (oraz obowiązki pracodawcy z tym związane),
    •    kontynuowanie prowadzenia poprzedniej dokumentacji pracowniczej (sytuacje, w których jest to możliwe oraz sytuacje, w których pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację), 
    •    zmiana postaci dokumentacji pracowniczej (definicja),
    •    nowe obowiązki informacyjne pracodawcy w chwili rozwiązania lub wygaśnięcia  stosunku pracy oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (zawartość takiej informacji, termin oraz forma jej przekazania),
    •    zniszczenie dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania (lub poprzedniej jej postaci) przez osoby uprawnione,
    •    elektronizacja dokumentacji pracowniczej w pytaniach i odpowiedziach (np. czy jest możliwe prowadzenie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej),
    •    wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej,
    •    zmiana uprzywilejowanej formy wypłaty wynagrodzenia pracownikowi,
    •    przepisy przejściowe (do których pracodawców i w jakim zakresie mają zastosowanie nowe przepisy).
  2. Rozporządzenie MRPiPS z dnia  10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (obowiązujące od 1 stycznia 2019 r.):
    •    zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych w postaci papierowej lub elektronicznej (4 części, możliwość tematycznego gromadzenia dokumentów, uszczegółowienie rodzaju przechowywanych dokumentów – omówienie każdej części),
    •    dokumenty, niewymienione w rozporządzeniu, które mogą znajdować się w aktach osobowych pracownika,
    •    rozszerzona dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - nowe dokumenty, które należy gromadzić w tej części (m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego),
    •    szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji papierowej lub elektronicznej (w tym minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych),
    •    zasady dotyczące przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
    •    sposób doręczania osobom uprawnionym informacji/zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji (różnice pomiędzy informacją a zawiadomieniem),
    •    sposób odbioru dokumentacji pracowniczej przez osoby uprawnione,
    •    zasady dotyczące wydawania kopii dokumentacji pracowniczej (oraz termin jej wydania),
    •    przepisy przejściowe (zasady postępowania z dotychczasową dokumentacją pracowniczą),
    •    zmienione pomocnicze wzory dokumentów związanych z rekrutacją, zatrudnieniem i ustaniem stosunku pracy (miejsce ich publikacji).
  3. Zmiany Kodeksu pracy w celu zapewnienia zgodności z RODO (druk sejmowy 3050):
    •    nowy katalog danych osobowych, których żądać będzie pracodawca od kandydata/pracownika,
    •    wprowadzenie możliwości przetwarzania danych osobowych „za zgodą” kandydata/pracownika (jakie dane będą objęte zgodą?),
    •    warunki wyrażenia i wycofania zgody,
    •    przetwarzanie danych szczególnych oraz danych dotyczących karalności kandydata/pracownika,
    •    podstawy przetwarzania danych biometrycznych pracownika,
    •    upoważnienia do przetwarzania danych szczególnych,
    •    wysokie kary administracyjne za naruszenie przepisów Kodeksu pracy o ochronie danych osobowych (wynikające z RODO).
  4. Przepisy RODO stosowane przy rekrutacji oraz zatrudnieniu pracownika: 
    •    definicje RODO istotne dla stosunku pracy (m.in. definicja zgody),
    •    zasady i podstawy przetwarzania danych osobowych (w tym danych szczególnych),
    •    upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
    •    zasady informowania oraz komunikacji z kandydatem/pracownikiem,
    •    prawa przysługujące kandydatom/pracownikom wynikające bezpośrednio z RODO.
  5. Najnowsze wskazówki UODO dotyczące ochrony danych osobowych w miejscu pracy, w tym o:
    •    zbieraniu informacji o karalności kandydata do pracy,
    •    danych kandydata, jakie można gromadzić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej,
    •    przetwarzaniu szczególnych kategorii danych, które kandydat zamieścił w CV,
    •    przetwarzaniu CV przesłanego przez kandydata, w przypadku, gdy pracodawca nie prowadzi rekrutacji,
    •    przechowywaniu informacji związanych z życiem osobistym pracowników w ich aktach osobowych,
    •    wykonywaniu kserokopii dokumentu tożsamości pracownika, którego zatrudnia pracodawca, 
    •    przetwarzaniu wizerunku pracownika,  
    •    używaniu danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracownika,
    •    wykorzystywaniu testów psychologicznych w czasie rekrutacji,
    •    przetwarzaniu w czasie rekrutacji informacji o kandydacie pozyskanych z portali społecznościowych.


Zgloszenie uczestnictwa w szkoleniu

CENA SZKOLENIA WYNOSI: 446 zł (brutto) i obejmuje:

uczestnictwo w szkoleniu, autorskie materiały szkoleniowe, serwis kawowy, obiad na zakończenie szkolenia, certyfikat uczestnictwa w szkoleniu.

MIEJSCE SZKOLENIA:
  Warszawa ul. Jasna 1, sala konferencyjna II p.

Wejście do budynku od strony banku PEKAO S.A.


GODZINA ROZPOCZĘCIA: 10.00 - 15.00


Centrum Szkoleniowe EDUKATOR Sp. z o.o.
ul. Jasna 1, pok. 406
tel.: 22 827 43 28
tel./fax: 22 828 58 37
e-mail: edukator@edukatorspzoo.com.pl
www.edukatorspzoo.com.pl
SUBSKRYPCJA
Jeśli chcesz otrzymywać informacje od Nas, wpisz swój adres e-mail