Dokumentacja pracownicza w 2019 r. - nowe zasady pozyskiwania danych osobowych, monitoringu

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów

Termin szkolenia: 27-09-2019
25-10-2019
Prowadzący:

Główny Specjalista w Departamencie Prawa Pracy, MRPiPS w Wydziale Legislacji. Prowadząca szkolenia dla pracowników działów personalnych oraz pracodawców prywatnych i zarządzających urzędem lub inną instytucją.


 

  1. Zmiany Kodeksu pracy w zakresie pozyskiwania danych osobowych od kandydata i pracownika (od 4 maja 2019 r.):
    •    co spowodowało konieczność zmiany?
    •    nowy katalog danych osobowych, których żądać będzie pracodawca od kandydata/pracownika,
    •    wprowadzenie przetwarzania danych osobowych „za zgodą” kandydata/pracownika - dane objęte zgodą,
    •    warunki wyrażenia i wycofania zgody,
    •    przetwarzanie danych szczególnych oraz danych dotyczących karalności kandydata/pracownika,
    •    przetwarzanie danych biometrycznych pracownika,
    •    definicje RODO istotne dla stosunku pracy (definicja zgody, danych biometrycznych),
    •    zasady i podstawy przetwarzania danych osobowych z RODO,
    •    jak prawidłowo informować oraz komunikować się z kandydatem/pracownikiem,
    •    upoważnienia do przetwarzania danych szczególnych,
    •    konieczność weryfikacji danych zamieszczanych w świadectwie pracy (projekt zmiany rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy),
    •    zmiana danych osobowych w pomocniczym kwestionariuszu kandydata i pracownika,
    •    kary administracyjne za naruszenie przepisów Kodeksu pracy o ochronie danych osobowych (RODO).

  2. Monitoring a przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę:
    •    instytucja „monitoringu” w Kodeksie pracy – regulacje związane z dostosowaniem przepisów do RODO,
    •    zmiany dotyczące monitoringu pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej oraz pomieszczeń sanitarnych (od 4 maja 2019 r.),
    •    wytyczne Prezesa UODO dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego.

  3. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (od 1 stycznia 2019 r.):
    •    nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - do których pracowników ma zastosowanie 10-letni, a do których dotychczasowy 50-letni okres przechowywania ?,
    •    ustawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej - poufność, integralność, kompletność oraz dostępność,
    •    kontynuowanie poprzedniej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika - kiedy pracodawca ma taką możliwość, a kiedy musi założyć nową dokumentację ?, 
    •    nawiązywanie kilku stosunków pracy podlegających różnym okresom przechowywania (problematyczne przypadki),
    •    kiedy pracodawca może skrócić 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (raport informacyjny),
    •    ustawowe wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz nowe obowiązki pracodawcy z tym związane,
    •    nowe obowiązki informacyjne pracodawcy związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy - czy należy je wypełnić także wobec pracowników, których akta przechowywane są przez 50 lat ?,
    •    zniszczenie dokumentacji pracowniczej oraz możliwość odbioru przez pracownika dokumentacji jeszcze niezniszczonej (12 miesięczny termin).

  4. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej (od 1 stycznia 2019 r.):
    •    zmiana postaci dokumentacji pracowniczej (ustawowa definicja),
    •    nowe obowiązki informacyjne pracodawcy, związane ze zmianą postaci jej prowadzenia – w jakiej formie powinna być przekazana ta informacja oraz kogo
    dotyczy ?,
    •    zniszczenie dokumentacji pracowniczej, w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci - prawo czy obowiązek pracodawcy ?,
    •    wątpliwości związane z prowadzeniem dokumentacji w różnych postaciach jednocześnie – opinie PIP i MRPiPS (czy jest możliwe prowadzenie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej oraz w jakim zakresie?),
    •    przepisy przejściowe - do których pracodawców i w jakim zakresie mają zastosowanie nowe przepisy?

  5. Forma wypłaty wynagrodzenia (od 1 stycznia 2019 r.):
    •    zmiana preferowanej formy wypłaty wynagrodzenia pracownikowi - jakie zmiany należało wprowadzić w regulaminie pracy ?
    •    najczęstsze błędy przy tworzeniu przepisów regulaminu pracy dotyczących wypłaty wynagrodzenia.

  6. Dokumentacja pracownicza zgodnie z nowym rozporządzeniem z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (od 1 stycznia 2019 r.):
    •    brak wykazu dokumentów pozyskiwanych od kandydata – jaka jest obecnie podstawa ich pobierania?,
    •    nowe zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych w postaci papierowej lub elektronicznej - 4 części akt osobowych (A, B, C i D),
    •    możliwość tematycznego gromadzenia dokumentów w poszczególnych częściach; uszczegółowienie rodzaju przechowywanych dokumentów – omówienie każdej części,
    •    nowa część D - czy należy ją założyć dla każdego pracownika?,
    •    zmienione wzory dokumentów związanych z rekrutacją, zatrudnieniem i ustaniem stosunku pracy – jakie dane można na ich podstawie żądać?,
    •    rozszerzona dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - jakie obecnie dokumenty należy gromadzić w tej części i przez jaki okres?,
    •    rozszerzona ewidencja czasu pracy - co obecnie należy w niej zamieścić i od kiedy?

  7. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji papierowej lub elektronicznej:
    •    doprecyzowanie wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji papierowej (odpowiednia temperatura i wilgotność – co to oznacza?),
    •    wymogi systemu teleinformatycznego, w którym prowadzona jest dokumentacja pracownicza (co oznacza „system teleinformatyczny”?),
    •    załącznik do rozporządzenia dotyczący minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych dokonywanych przez pracodawcę,
    •    dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej - jak postąpić?,
    •    co zrobić w przypadku konieczności dołączenia dokumentu elektronicznego do dokumentacji papierowej (brak odpowiedniego przepisu rozporządzenia)?,
    •    zasady przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi - jakich sytuacji to dotyczy i jakie zasady wtedy obowiązują?
     
  8. Wydawanie dokumentacji pracowniczej oraz kopii tej dokumentacji (lub jej części) osobom uprawnionym:
    •    sposób doręczania osobom uprawnionym informacji/zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji - różnice pomiędzy informacją a zawiadomieniem; fikcja doręczenia,
    •    sposób odbioru przez osoby uprawnione dokumentacji pracowniczej, uzależniony od postaci jej prowadzenia,
    •    wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionej osoby – jakie zasady obowiązują?,
    •    jaki jest termin na wydanie kopii dokumentacji pracowniczej oraz  gdzie należy włożyć wniosek o jej wydanie?,
    •    co zrobić, jeśli pracownik wielokrotnie występuje o tą samą kopię?
    •    przepisy przejściowe; zasady postępowania z dotychczasową dokumentacją - czy pracodawca musi dostosować dotychczasową dokumentację do nowych przepisów?

  9. Najnowsze wskazówki UODO dotyczące ochrony danych osobowych w miejscu pracy, m.in o:
    •    danych kandydata, jakie można gromadzić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej,
    •    przetwarzaniu szczególnych kategorii danych, które kandydat zamieścił w CV,
    •    przechowywaniu informacji o życiu osobistym pracownika w aktach osobowych,
    •    przetwarzaniu wizerunku pracownika,  
    •    używaniu danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracownika,
    •    wykorzystywaniu testów psychologicznych w czasie rekrutacji,
    •    przetwarzaniu w czasie rekrutacji informacji o kandydacie pozyskanych z portali społecznościowych.
     


Zgloszenie uczestnictwa w szkoleniu

CENA SZKOLENIA WYNOSI: 446 zł (brutto) i obejmuje:

uczestnictwo w szkoleniu, autorskie materiały szkoleniowe, serwis kawowy, obiad na zakończenie szkolenia, certyfikat uczestnictwa w szkoleniu.

MIEJSCE SZKOLENIA:
  Warszawa ul. Jasna 1, sala konferencyjna II p.

Wejście do budynku od strony banku PEKAO S.A.


GODZINA ROZPOCZĘCIA: 10.00 - 15.00


Centrum Szkoleniowe EDUKATOR Sp. z o.o.
ul. Jasna 1, pok. 406
tel.: 22 827 43 28
tel./fax: 22 828 58 37
e-mail: edukator@edukatorspzoo.com.pl
www.edukatorspzoo.com.pl
SUBSKRYPCJA
Jeśli chcesz otrzymywać informacje od Nas, wpisz swój adres e-mail