Dokumentacja pracownicza oraz nadchodzące zmiany w ochronie danych osobowych w zatrudnieniu

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów

Termin szkolenia: 17-05-2019
14-06-2019
Prowadzący:

Główny Specjalista w Departamencie Prawa Pracy, MRPiPS w Wydziale Legislacji. Prowadząca szkolenia dla pracowników działów personalnych oraz pracodawców prywatnych i zarządzających urzędem lub inną instytucją.


 

  1. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (Kodeks pracy od 1 stycznia 2019 r.):
    •    nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - do których pracowników ma zastosowanie 10-letni, a do których dotychczasowy 50-letni okres przechowywania ?,
    •    ustawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej - poufność, integralność, kompletność oraz dostępność – co to oznacza i czy ma to zastosowanie do wszystkich pracowników ?,
    •    kontynuowanie poprzedniej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika - kiedy pracodawca ma taką możliwość, a kiedy musi założyć nową dokumentację ?,  
    •    co zrobić w przypadku nawiązywania kilku stosunków pracy podlegających różnym okresom przechowywania ?,
    •    kiedy pracodawca może skrócić 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej; raport informacyjny – kiedy można go złożyć ?,
    •    ustawowe przypadki wydłużenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz nowe obowiązki pracodawcy z tym związane – kiedy ma to zastosowanie ?,
    •    nowe obowiązki informacyjne pracodawcy związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy - czy należy je wypełnić także wobec pracowników, których akta przechowywane są przez 50 lat ?; czy informacja powinna zawierać podanie konkretnych dat ?,
    •    zniszczenie dokumentacji pracowniczej oraz możliwość odbioru przez pracownika dokumentacji jeszcze niezniszczonej - 12 miesięczny termin.

  2. Elektronizacja dokumentacji pracowniczej (Kodeks pracy od 1 stycznia 2019 r.):
    •    zmiana postaci dokumentacji pracowniczej (ustawowa definicja),
    •    nowe obowiązki informacyjne pracodawcy, związane ze zmianą postaci jej prowadzenia – w jakiej formie powinna być przekazana ta informacja oraz kogo
    dotyczy?,
    •    zniszczenie dokumentacji pracowniczej, w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci - prawo czy obowiązek pracodawcy ?,
    •    wątpliwości związane z prowadzeniem dokumentacji w różnych postaciach jednocześnie – opinie PIP i MRPiPS - np. czy jest możliwe prowadzenie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej oraz w jakim zakresie ?; czy można kontynuować w postaci elektronicznej dokumentację zgromadzoną w tej formie przed wejściem w życie nowych przepisów?,
    •    przepisy przejściowe - do których pracodawców i w jakim zakresie mają do nich zastosowanie nowe przepisy?

  3. Forma wypłaty wynagrodzenia (Kodeks pracy od 1 stycznia 2019 r.):
    •    zmiana preferowanej formy wypłaty wynagrodzenia pracownikowi - jakie zmiany należy przeprowadzić w regulaminie pracy?
    •    najczęstsze błędy przy tworzeniu przepisów regulaminu pracy dotyczących wypłaty wynagrodzenia.

  4. Dokumentacja pracownicza zgodnie z nowym rozporządzeniem MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (od 1 stycznia 2019 r.):
    •    brak wykazu dokumentów pozyskiwanych od kandydata – jaka jest obecnie podstawa ich pobierania?,
    •    nowe zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych w postaci papierowej lub elektronicznej - 4 części akt osobowych (A, B, C i D),
    •    możliwość tematycznego gromadzenia dokumentów w poszczególnych częściach; uszczegółowienie rodzaju przechowywanych dokumentów – omówienie każdej części,
    •    nowa część D - czy należy ją założyć dla każdego pracownika?,
    •    czy można gromadzić w aktach osobowych dokumenty niewymienione w rozporządzeniu?,
    •    zmienione wzory dokumentów związanych z rekrutacją, zatrudnieniem i ustaniem stosunku pracy - jakie dane można na ich podstawie żądać?,
    •    rozszerzona dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy; istotna zmiana w stosunku do stanu poprzedniego - jakie obecnie dokumenty należy gromadzić w tej części i przez jaki okres?,
    •    rozszerzona ewidencja czasu pracy - co obecnie należy w niej zamieścić i od kiedy?

  5. Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji papierowej lub elektronicznej:
    •    doprecyzowanie wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji papierowej; odpowiednia temperatura i wilgotność - co to oznacza?,
    •    wymogi systemu teleinformatycznego, w którym prowadzona jest dokumentacja pracownicza - co oznacza „skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych” lub „system teleinformatyczny”?,
    •    załącznik do rozporządzenia dotyczący minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych dokonywanych przez pracodawcę,
    •    dołączenie dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej - jak postąpić?,
    •    co zrobić w przypadku konieczności dołączenia dokumentu elektronicznego do dokumentacji papierowej ? - brak odpowiedniego przepisu rozporządzenia,
    •    zasady przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi - jakich sytuacji to dotyczy i jakie zasady wtedy obowiązują?
     
  6. Wydawanie dokumentacji pracowniczej oraz kopii tej dokumentacji (lub jej części) osobom uprawnionym:
    •    sposób doręczania osobom uprawnionym informacji/zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji - różnice pomiędzy informacją a zawiadomieniem; fikcja doręczenia,
    •    sposób odbioru przez osoby uprawnione dokumentacji pracowniczej, uzależniony od postaci jej prowadzenia,
    •    wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionej osoby – jakie zasady obowiązują ?,
    •    jaki jest termin na wydanie kopii dokumentacji pracowniczej oraz  gdzie należy włożyć wniosek o jej wydaniu?,
    •    co zrobić, jeśli pracownik wielokrotnie występuje o tą samą kopię?
    •    przepisy przejściowe; zasady postępowania z dotychczasową dokumentacją - czy pracodawca musi dostosować dotychczasową dokumentację do nowych przepisów?

  7. Zmiany Kodeksu pracy w celu zapewnienia zgodności z RODO; druk sejmowy 3050 (wejście w życie w 2019 r.):
    •    co spowodowało konieczność zmiany?
    •    definicje RODO istotne dla stosunku pracy, np. definicja zgody,
    •    jakie są zasady i podstawy przetwarzania danych osobowych z RODO?,
    •    jak prawidłowo informować oraz komunikować się z kandydatem/pracownikiem?,
    •    nowy katalog danych osobowych, których żądać będzie pracodawca od kandydata/pracownika,
    •    wprowadzenie możliwości przetwarzania danych osobowych „za zgodą” kandydata/pracownika - jakie dane będą objęte zgodą?,
    •    warunki wyrażenia i wycofania zgody,
    •    przetwarzanie danych szczególnych oraz danych dotyczących karalności kandydata/pracownika,
    •    przetwarzanie danych biometrycznych pracownika,
    •    upoważnienia do przetwarzania danych szczególnych,
    •    kary administracyjne za naruszenie przepisów Kodeksu pracy o ochronie danych osobowych - wynikające z RODO.

  8. Najnowsze wskazówki UODO dotyczące ochrony danych osobowych w miejscu pracy, m.in o:
    •    danych kandydata, jakie można gromadzić w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej,
    •    przetwarzaniu szczególnych kategorii danych, które kandydat zamieścił w CV,
    •    przetwarzaniu CV przesłanego przez kandydata, gdy pracodawca nie prowadzi rekrutacji,
    •    przechowywaniu informacji o życiu osobistym pracownika w aktach osobowych,
    •    wykonywaniu kserokopii dowodu osobistego pracownika,
    •    przetwarzaniu wizerunku pracownika,   
    •    używaniu danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracownika,
    •    wykorzystywaniu testów psychologicznych w czasie rekrutacji,
    •    przetwarzaniu w czasie rekrutacji informacji o kandydacie pozyskanych z portali społecznościowych.


    Zgloszenie uczestnictwa w szkoleniu

    CENA SZKOLENIA WYNOSI: 446 zł (brutto) i obejmuje:

    uczestnictwo w szkoleniu, autorskie materiały szkoleniowe, serwis kawowy, obiad na zakończenie szkolenia, certyfikat uczestnictwa w szkoleniu.

    MIEJSCE SZKOLENIA:
      Warszawa ul. Jasna 1, sala konferencyjna II p.

    Wejście do budynku od strony banku PEKAO S.A.


    GODZINA ROZPOCZĘCIA: 10.00 - 15.00


Centrum Szkoleniowe EDUKATOR Sp. z o.o.
ul. Jasna 1, pok. 406
tel.: 22 827 43 28
tel./fax: 22 828 58 37
e-mail: edukator@edukatorspzoo.com.pl
www.edukatorspzoo.com.pl
SUBSKRYPCJA
Jeśli chcesz otrzymywać informacje od Nas, wpisz swój adres e-mail