Akta osobowe na nowych zasadach i RODO w kadrach

- z uwzględnieniem najnowszych, powstałych we wrześniu 2018 r. projektów nowelizacji kodeksu pracy oraz nowego rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej

Termin szkolenia: 16-01-2019
Prowadzący:

Renata Majewska - prawnik, doświadczony wykładowca w dziedzinie prawa pracy, w tym w praktycznym rozliczaniu wynagrodzeń


 

Szkolenie zostanie poprowadzone w sposób warsztatowy. Oprócz wykładu merytorycznego według podanego programu prelegent omówi już przygotowane lub sporządzi razem z uczestnikami wzory nowych druków, m.in.

  • zawiadomienie o zmianie postaci dokumentacji i możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji
  • zawiadomienie lub pouczenie o długości okresu przechowywania dokumentacji i możliwości jej odbioru po upływie tego okresu
  • upoważnienie do przetwarzania danych osobowych członków załogi
  • zgoda na dobrowolne przetwarzanie danych osobowych
  • umowa podpowierzenia
  • informacja dla członka załogi o prawach w zakresie ochrony danych osobowych.
Uczestnicy mogą na bieżąco zadawać pytania i uzyskać wyjaśnienia.

PROGRAM
  1.  Przewodnik po zmianach w dokumentacji pracowniczej mających obowiązywać od 1.01.2019 r.:
    •    skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
    •    zrównanie pod względem prawnym papierowej i elektronicznej postaci prowadzenia dokumentacji,
    •    zamiana zakresu danych osobowych i reguł ich pozyskiwania od kandydatów do pracy i pracowników,
    •    nowa zawartość akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej,
    •    podstawy prawne wymienionych zmian;

  2. Zasady prowadzenia od 1.01.2019 r. papierowych akt osobowych pracowników:
    •    podział na 4 części i ewentualnie części na podzbiory,
    •    zasada układu chronologicznego i numeracji w ramach każdej części,
    •    wymienialny i łatwy do korekty spis treści,
    •    przyjmowanie tylko kopii,
    •    albo postać papierowa, albo elektroniczna,
    •    dokumenty co do zasady w języku polskim,
    •    poświadczanie za zgodność z oryginałem,
    •    sytuacje szczególne (ponowne zatrudnienie byłego pracownika, zatrudnienie obecnego pracownika na drugą umowę o pracę, transfer zakładu pracy, śmierć pracownika);

  3. Zawartość części A akt osobowych (kandydat do pracy) od 1.01.2019 r.:
    •    jakie dane osobowe będzie można odbierać od kandydata do pracy po zmianach,
    •    oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
    •    sposób i forma odbioru danych osobowych (oświadczenie i potwierdzenie),
    •    kwestionariusz osobowy dla kandydatów do pracy,
    •    potwierdzanie doświadczenia, kwalifikacji i wykształcenia na nowych zasadach,
    •    gromadzenie orzeczeń lekarskich i skierowań na badania,
    •    porównanie zawartości części A wedle obecnego i przyszłego stanu prawnego;

  4. Zawartość części B akt osobowych (nawiązanie i przebieg stosunku pracy) od 1.01.2019 r.
    •    dane osobowe, jakich będzie można żądać od pracownika,
    •    kwestionariusz osobowy dla pracownika,
    •    umowa o pracę,
    •    podstawowa i rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia,
    •    wypowiedzenie warunków pracy i/lub płacy oraz zmiana umowy o pracę w innym trybie,
    •    dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich pracowników,
    •    dokumenty związane z korzystaniem z urlopu bezpłatnego,
    •    skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
    •    zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
    •    dokumenty dotyczące przyznania nagrody lub wyróżnienia, nałożenia kary porządkowej, podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
    •    możliwość podziału na podzbiory B1, B2, B3 itd.,
    •    porównanie zawartości części B wedle obecnego i przyszłego stanu prawnego;

  5. Zawartość części C akt osobowych (rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy) od 1.01.2019 r.:
    •    oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
    •    wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
    •    dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
    •    kopia wydanego świadectwa pracy,
    •    potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
    •    umowa o zakazie konkurencji obowiązująca po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
    •    skierowania i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających;

  6. Zawartość nowej części D akt osobowych (odpowiedzialność porządkowa pracowników) od 1.01.2019 r.:
    •    możliwość podziału na podzbiory C1, C2, C3 itd.,
    •    sposób postępowania w razie zatarcia kary porządkowej;

  7. Zawartość pozostałej dokumentacji zatrudnieniowej:
    •    dokumentacja indywidualna (ewidencja czasu pracy, ubieganie się i korzystanie z urlopu wypoczynkowego, karta wynagrodzenia i wypłaconych świadczeń ze stosunku pracy, karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego)
    •    dokumentacja zbiorowa (dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych i wypadków)
    •    albo postać papierowa, albo elektroniczna;;

  8. Elektronizacja akt osobowych pracownika począwszy od 1.01.2019 r.:
    •    zmiana postaci prowadzenia i przechowywania akt osobowych (warunki techniczne, zawiadomienie pracownika i byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci, wydanie dokumentacji, terminy)
    •    dołączanie dokumentu papierowego do e-akt,
    •    minimalne wymogi wobec systemu teleinformatycznego do obsługi e-akt (zabezpieczenie przed utratą, integralność, dostępu osób uprawnionych, cykliczne kopiowanie, systematyczna analiza zagrożeń itd.)
    •    sposoby zabezpieczenia elektronicznej dokumentacji
    •    przenoszenie e-dokumentacji między systemami teleinformatycznymi (metadane, uporządkowanie dokumentów i metadanych w odpowiednich plikach
    •    przejście z postaci elektronicznej w papierową;

  9. Wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej:
    •    obowiązek pracodawcy wykonywany nieodpłatnie
    •    osoby uprawnione do składania wniosku o wydanie kopii fragmentu lub całości dokumentacji,
    •    forma wniosku, termin, sposób wydania;

  10. Obowiązkowe skrócenie okresu przechowywania dokumentacji:
    •    oblig dla zatrudnionych od 1.01.2019 r.,
    •    od kiedy biegnie skrócony okres przechowywania,
    •    kiedy dłuższe okresy przechowywania (prace górnicze, trwające postępowania, ponowne zatrudnienie pracownika),
    •    zawiadomienie pracownika (obecnego i byłego) o okresie przechowywania i możliwości odbioru dokumentacji po upływie tego okresu (warz z wydaniem świadectwa pracy);

  11. Dobrowolne skrócenie okresu przechowywania dokumentacji - krok po kroku:
    •    beneficjenci dobrowolnego skrócenia (pracownicy i zleceniobiorcy zatrudnieni między 1.01.1999 a 31.12.2018),
    •    warunki dobrowolnego skrócenia okresu przechowywania (min. oświadczenie zamiaru złożenia raportów informacyjnych, przekazanie raportów ZUS RIA),
    •    terminarz  składania raportów informacyjnych za osoby objęte dobrowolnym skróceniem,
    •    elementy nowego raportu informacyjnego ZUS RIA i jego elementy,
    •    zmiany w pozostałych drukach ZUS,
    •    wzór pouczenia dla pracownika i zleceniobiorcy, za którego płatnik złoży raport ZUS RIA;

  12. RODO w kadrach od 25.05.2018 r. i w świetle zmian zapowiadanych od 1.01.2019 r.
    •    zasady ochrony danych osobowych członków załogi,
    •    inspektor ochrony danych osobowych,
    •    upoważnienia do przetwarzania danych osobowych członków personelu,
    •    umowa podpowierzenia,
    •    zgoda na dobrowolne przetwarzanie danych,
    •    informacja o prawach członka załogi w zakresie ochrony danych osobowych,
    •    ocena skutków dla ochrony danych osobowych,
    •    rejestr czynności przetwarzania,
    •    wzorcowe ogłoszenia rekrutacyjne po 25.05.2018 r. i 1.01.2019 r.;

  13. Pozyskiwanie informacji o niekaralności członka załogi od 27.06.2018 r.:
    •    pracodawcy uprawnieni do sprawdzania karalności (sektor finansowy),
    •    osoby podlegające weryfikacji
    •    zakres badanej niekaralności (przestępstwa umyślne i nieumyślne wymienione w ustawie)
    •    procedura badania niekaralności (oświadczenie, a na żądanie pracodawcy - informacja z KRK, częstotliwość co do zasady raz na rok, zwrot kosztów pracownikowi, terminy)
    •    sankcje;

  14. Monitoring w miejscu pracy (pomieszczeń i narzędzi pracy):
    •    gdzie bez monitoringu,
    •    zasady wprowadzenia w zakładzie pracy,
    •    obowiązki informacyjne.


Zgloszenie uczestnictwa w szkoleniu

CENA SZKOLENIA WYNOSI: 430 zł (brutto) i obejmuje:

  • uczestnictwo w szkoleniu,
  • autorskie materiały szkoleniowe,
  • serwis kawowy,
  • obiad na zakończenie szkolenia,
  • certyfikat uczestnictwa w szkoleniu.

MIEJSCE SZKOLENIA:  Warszawa ul. Jasna 1, sala konferencyjna II p.

Wejście do budynku od strony banku PEKAO S.A.

GODZINA ROZPOCZĘCIA: 10.00 - 15.00

NR KONTA 90 1240 6175 1111 0000 4574 3867


Centrum Szkoleniowe EDUKATOR Sp. z o.o.
ul. Jasna 1, pok. 406
tel.: 22 827 43 28
tel./fax: 22 828 58 37
e-mail: edukator@edukatorspzoo.com.pl
www.edukatorspzoo.com.pl
SUBSKRYPCJA
Jeśli chcesz otrzymywać informacje od Nas, wpisz swój adres e-mail